Verwaltung modernisieren: Schluss mit Zettelwirtschaft

Wenn wir Verfahren wirklich beschleunigen wollen, müssen wir weg vom Denken in PDFs und Anhängen und hin zu Abläufen, die direkt mit Daten im System arbeiten. Das heißt:

• Informationen werden einmal eingegeben und können später wiederverwendet werden (Once-only-Prinzip).
• Alle Beteiligten (Behörden, Antragssteller:innen, Ziviltechniker:innen, Sachverständige etc.) arbeiten an derselben digitalen Akte statt an E-Mail-Anhängen. 
• Der Status ist für alle nachvollziehbar - inklusive Fristen, Zuständigkeiten und “Nächster Schritt”.
• Wo es rechtlich möglich ist, holt das System Daten aus Registern automatisch (statt extra Nachweisen anzufordern). 
• Direkte Verbindungen zwischen Systemen ersetzen das “Bitte laden Sie Dokument X noch einmal hoch”. 
• Adaptierungen an Verfahren werden direkt über die Plattform gemacht – das ständig neue Einreichen von Anträgen fällt weg

Das reduziert Fehler, verhindert Doppel-Eingaben und spart Zeit auf allen Seiten. Für Bürger:innen heißt das: weniger Wege, weniger Unklarheit, weniger Warten. Für Unternehmen: mehr Planbarkeit, weil Verfahren verlässlicher und schneller werden. Und für die Verwaltung heißt das: weniger Papierkram, weniger Reibung, und mehr Fokus auf die Fälle, die wirklich Fachkompetenz brauchen. 

Genau hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel. KI ist kein Zauberstab, aber ein starker Hebel, wenn die Grundlagen stimmen. 

Wenn Verfahren strukturiert und digital laufen, kann KI zum Beispiel:
- Eingaben auf Plausibilität prüfen (Auffälligkeiten früh erkennen, weniger Rückfragen)
- Unterlagen automatisch sortieren und vorsortieren
- Routineprüfungen unterstützen
- Textbausteine für Bescheide vorbereiten 
- Mitarbeitende entlasten, damit Zeit für komplexe Fälle bleibt

Wichtig ist: KI darf nicht einfach “oben drauf” gesetzt werden. Wenn der Ablauf dahinter analog und chaotisch ist, macht KI das Chaos höchstens schneller. Moderne Verwaltung heißt deshalb: zuerst ein sauberer Ablauf und eine klare Datenstruktur, dann Automatisierung und KI. 

Modernisierung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Zukunftssicherheit. Die öffentliche Verwaltung steht vor einem starken demografischen Umbruch: Laut Personalbericht des Landes Steiermark werden bis 2030 rund 21 Prozent der aktuell Beschäftigten in Pension gehen, bis 2035 erreichen sogar 37 Prozent der heutigen Bediensteten das reguläre Pensionsantrittsalter. 

Wenn wir jetzt versuchen, alle Stellen eins zu eins nachzubesetzen, wird es eng - am Arbeitsmarkt genauso wie im Budget. Wenn wir stattdessen Abläufe neu denken, gewinnen wir Spielraum: für Servicequalität, für schnellere Verfahren und für einen besseren Einsatz von Steuergeld. Geld, das wir dann dort investieren können, wo es den Alltag der Menschen unmittelbar verbessert - etwa in Bildung, Pflege oder Gesundheit. 

Andere Regionen zeigen, dass konsequente Digitalisierung möglich ist, wenn man sie ernst meint. So setzt Kärnten in der Landesverwaltung seit rund einem Jahr KI ein und verfolgt ausdrücklich das Ziel, Aufgaben von künftig nicht nachbesetzten Pensionierungen teilweise abzufedern, mit klarer menschlicher Kontrolle. In Oberösterreich gibt es eine Plattform, über die projektbezogene Antragsverfahren bereits digital abgewickelt werden. Besonders in Linz werden Bauverfahren seit Anfang Dezember 2025 durchgehend digital abgewickelt: von der Einreichung bis zur Archivierung. Wichtig zu erwähnen bei diesem oberösterreichischen Modell: Nicht nur Behörden und Antragsteller:innen verkehren auf der Plattform, sondern beispielsweise auch Ziviltechniker:innen und Sachverständige. Das System ermöglicht, dass Adaptierungen am Bauverfahren direkt auf der Plattform gemacht werden können. Dadurch entfällt das ständige Einreichen neuer Bauansuchen. Das ist ein echter Schritt weg vom Papierverfahren. 

Diese Beispiele zeigen: Es geht, wenn man es konsequent macht.

Wenn die Steiermark Tempo will, muss sie Systeme bauen, die Tempo möglich machen. Aus unserer Sicht gehören drei Dinge zusammen: 

1) Eine Plattform für digitale Behördenverfahren, die Abläufe wirklich modernisiert 
Nicht mehr “PDF verschicken”, sondern durchgängige, strukturierte Abläufe. Mit Once-only-Prinzip, klarer Schritt-für-Schritt-Führung, transparentem Status und direkten Verbindungen zu Registern und Fachsystemen. 

2) Eine landesweite KI-Strategie für die Verwaltung 
KI muss als Instrument verstanden werden, um die Pensionierungswelle zu bewältigen, Mitarbeitende zu entlasten und die Leistungsfähigkeit zu sichern. Dazu gehören klare Regeln: Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung, menschliche Letztentscheidung und laufende Evaluierung. 

3) Raus aus der Pilotfalle, rein in die Umsetzung in der ganzen Verwaltung 
Pilotprojekte sind gut - aber sie dürfen nicht im Schaufenster enden. Was funktioniert, muss in der ganzen Verwaltung ausgerollt werden: mit Standards, Schulungen und klarer Verantwortlichkeit. 

Das ist moderne Standortpolitik: weniger Bürokratie, schnellere Verfahren, bessere Planbarkeit - und eine Verwaltung, die auch in zehn Jahren noch leistungsfähig ist.